Lahden Seudun Diabeetikot ry
Tietosuojaseloste
Henkilötietolaki (523/1999 10 § ja 24 §)
1. Rekisterinpitäjä
Lahden Seudun Diabeetikot ry
Karjalankatu 16 as 2, 15140 Lahti
Puh. (03) 7802543
lahden.diabeetikot@phnet.fi
www.lahdenseudundiabeetikot.com
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Lahden Seudun Diabeetikot ry:n puheenjohtaja Antti Broman
3. Rekisterin nimi ja tietosisältö
A. Lahden Seudun Diabeetikot ry:n jäsenrekisteri
Suomen Diabetesliitto ry pitää yllä Lahden Seudun Diabeetikot ry:n jäsenrekisteriä. Suomen Diabetesliitto ry:llä on tätä koskeva rekisteriseloste. Siinä on tiedot henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta (rekisterin käyttötarkoitus), rekisterin tietosisällöstä, säännönmukaisista tietolähteistä, säännönmukaisista tietojen luovutuksista ja tietojen siirrosta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, rekisterin suojauksen periaatteista, jäsenen informoinnista tietojen käsittelystä (henkilötietolaki 24 §) ja rekisteröidyn kielto-oikeudesta.
Jäsenrekisterin tietoja käytetään jäsenlehden ja tiedotteiden lähettämiseen jäsenistölle sekä muuhun yhteydenpitoon jäsenistön kanssa ja jäsenten syntymäpäivien huomioimiseen.
B. Kokousten pöytäkirjat ja tilaisuuksien sekä ryhmien ja kerhojen osanottajaluettelot
Yhdistyksen kokouksista ja hallituksen kokouksista laaditaan pöytäkirjat, joihin kirjataan osanottajat. Pöytäkirjat säilytetään pysyvästi. Jäseniltojen, mimmikerhon, painonhallintaryhmän, diabeetikkonaisten, vesijumpparyhmän, kuntosaliryhmän, perhekerhon , matkapiirin yms. osallistujista laaditaan osanottajaluettelot. Osanottajaluettelot laaditaan toiminnan järjestelyjä ja mahdollisten osanottomaksujen perimistä varten. Luettelot hävitetään osanottomaksujen tultua maksetuiksi ja ko. vuoden tilinpäätöksen tultua vahvistetuksi.
C. Yhteystietoluettelot
Yhdistys pitää yhteystietoluetteloa sellaisista henkilöistä, yhteisöistä , yrityksistä ja viranomaisista, joiden kanssa yhdistys on tavanomaisessa toiminnassaan yhteyksissä (mm.hallituksen jäsenet, Suomen Diabetesliitto ry:n toimihenkilöt, paikalliset terveydenhoidon yksiköt). Yhteystiedoissa ovat asianomaiset nimet, osoitteet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet. Joulukorttien lähettämistä varten on oma rekisterinsä. Yhdistyksen huoneiston vuokrauksista on niin ikään oma rekisterinsä, samoin huoneiston avaimen luovuttamisesta. Tietoja päivitetään jatkuvasti ajan tasalle.Yhteystiedot hävitetään niiden tultua tarpeettomiksi.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
A. Jäsenrekisteri- tiedot saadaan Suomen Diabetesliitto ry:ltä
B. Osanottajaluettelot- tiedot saadaan asianomaisilta itseltään
C. Yhteystietoluettelot- tiedot saadaan asianomaisilta itseltään tai julkisista rekistereistä
5. Tietojen säilyttäminen
A. Jäsenrekisteri
Suomen Diabetesliitto ry toimittaa rekisteritiedot paperisina asiakirjoina. Ne säilytetään yhdistyksen toimistossa lukitussa kaapissa, jonka avain on puheenjohtajalla ja sihteerillä.
B. Kokousten pöytäkirjat ja ryhmien ja tilaisuuksien osanottajaluettelot
Pöytäkirjat ja jäseniltojen osanottajaluettelot säilytetään yhdistyksen toimistossa, joka on lukittuna silloin kun paikalla ei ole yhdistyksen toimihenkilöä. Ryhmien ja kerhojen osanottajaluettelot säilyttää ryhmän vetäjä tai yhdistyksen toimisto.
C. Yhteystietoluettelot
Luettelot säilytetään yhdistyksen toimistossa, joka on lukittuna silloin kun paikalla ei ole yhdistyksen toimihenkilöä.
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekistereistä luovutetaan tietoja viranomaisille. Yhdistyksen maksusaatavien perimiseksi tietoja luovutetaan asianomaisten velallisten osalta perintätoimistoille. Yhteystietoluettelot ovat tarvittaessa yhdistyksen hallituksen ja toimihenkilöiden käytettävissä.
7. Rekisterien suojausperiaatteet
Yhdistyksen asiakirjat ovat yhdistyksen lukittavassa toimistossa. Jäsenrekisterin asiakirjat ovat lukitussa kaapissa. Sähköpostin salasana on puheenjohtajalla ja sihteerillä. Ryhmien ja kerhojen vetäjät säilyttävät heidän hallussaan olevat asiakirjat soveltuvin osin samalla tavoin.
8. Tarkastusoikeus
Yhdistyksen jäsenistöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisena joko sähköpostitse tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä 2. kohdassa mainitulle yhteyshenkilölle.
9. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Oikaisuvaatimus tulee tehdä kirjallisesti käyttäen tietosuojavaltuutetun toimiston rekisteritietojen korjaamisvaatimus-lomaketta, joka löytyy osoitteesta www.tietosuoja.fi kohdasta ”materiaalia”. Lomake toimitetaan joko sähköpostitse osoitteeseen lahden.diabeetikot@phnet.fi tai postitse osoitteeseen Lahden Seudun Diabeetikot ry, Karjalankatu 16 as 2, 15140 Lahti.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on lomakkeen kohdissa 8 ja 9 mainittujen oikeuksien lisäksi
A. oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
B. siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos rekisteröity on itse toimittanut henkilörekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon pohjalta, on rekisteröidyllä oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
C. oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassa soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
D. oikeus peruuttaa suostumus
Henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella käsiteltäessä rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä lomakkeen kohdassa 2 olevalle yhteyshenkilölle.